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5 consejos esenciales de contabilidad de WooCommerce

5 Essential WooCommerce Accounting Tips

La contabilidad puede ser dolorosa, pero todos sabemos que es una necesidad. Si desea que su negocio crezca (o incluso continúe funcionando) necesita tener sus números en orden y prepararse para cada temporada de impuestos.

¿La idea de la temporada de impuestos le causa estrés y ansiedad? ¿Temes preparar esos formularios de impuestos para tu tienda WooCommerce en línea? ¿Siente que no está viendo las ideas de su negocio como debería porque está ejecutando su contabilidad en una hoja de cálculo?

Si la respuesta es sí, ¡estos 5 consejos esenciales de contabilidad de WooCommerce podrían ser justo lo que necesita! ¡Implemente estos consejos y estará perfectamente preparado la próxima vez que llegue la temporada de impuestos!

Antes de que se sienta abrumado, permítanos comenzar con esto diciendo que los consejos que hemos esbozado a continuación no agregarán trabajo adicional a su apretada agenda. De hecho, ¡probablemente reducirán su carga de trabajo! Implemente nuestras sugerencias a continuación y la próxima temporada de impuestos lo hará levantando los pies con una copa de vino en la mano.

Listo para sumergirse? ¡Comenzaremos con lo básico!

1. Determinar las reglas del impuesto a las ventas y el nexo

Al configurar su tienda en línea y prepararse para vender sus productos o servicios, una de las primeras cosas en las que debe pensar son los impuestos. Si bien no es el tema más atractivo, debe ser cubierto. Al principio puede parecer un obstáculo, pero WooCommerce le brinda numerosos recursos para respaldar su configuración de impuestos. ¡La buena noticia es que una vez que haya resuelto sus reglas de impuestos sobre las ventas, podrá configurar WooCommerce para cobrar impuestos sobre las ventas automáticamente!

Determinar reglas de impuestos a las ventas y Nexus

Nota: primero debe marcar la casilla para «habilitar tasas y cálculos de impuestos» en Configuración general para habilitar la pestaña Configuración de impuestos.

Recomendamos reunirse con un contador para asegurarse de que comprende completamente sus obligaciones fiscales. La ubicación de su empresa, los productos que vende y el vínculo fiscal determinarán las tasas impositivas que debe cobrar. Tenga en cuenta que estos pueden variar según el condado, el estado y el país.

Tal vez no tenga que cobrar impuestos sobre las ventas, o tal vez sea uno de los afortunados que cobra una tarifa fija a todos los clientes. Si no lo está, es posible que tenga que calcular y recaudar impuestos en función de la dirección de envío del cliente. Si este es el caso, le recomendamos que se tome el tiempo de revisar y configurar sus impuestos.

… y eso nos lleva al siguiente paso!

2. Configure las reglas de impuestos en WooCommerce o use un complemento de administración de impuestos

Una vez que haya determinado sus obligaciones de impuestos comerciales, es hora de configurar sus impuestos en su tienda en línea. WooCommerce en sí ofrece la posibilidad de cobrar impuestos sobre las ventas para cada pedido de forma automática. Puede calcular y cobrar impuestos automáticamente en función de los productos del cliente, la dirección de envío y / o sus zonas fiscales. Esto significa que cada vez que vendes algo, WooCommerce puede cobrar automáticamente el impuesto a las ventas apropiado.

Si el nexo impositivo de su empresa requiere que cobre el impuesto a las ventas en función de la dirección de envío del cliente o en varios estados o países, es posible que necesite configurar cientos de reglas impositivas (así como asegurarse de que estas estén actualizadas. veces). Si este es el caso, un complemento de cálculo de impuestos automático puede resultar inmensamente útil.

Configuración del complemento TaxJar

Los complementos como TaxJar y Avalara AvaTax administrarán automáticamente todos sus cálculos de impuestos, e incluso lo ayudarán a informar y presentar estos impuestos. Luego pasarán esa información para asegurarse de que el impuesto a las ventas se cobre correctamente en su pedido de WooCommerce.

Entonces, ¿qué complemento de cálculo de impuestos debe elegir? TaxJar y Avalara son las opciones más populares. Le sugerimos que evalúe los dos en términos de precios y características para encontrar lo que funciona mejor para su negocio. Es posible que los precios de TaxJar sean más bajos, pero Avalara ofrece más funciones.

3. Sincronice los datos de WooCommerce con una plataforma de contabilidad

Ahora que está configurado para cobrar su impuesto sobre las ventas, la siguiente pregunta es: ¿cómo lo hará un seguimiento? Deberá poder presentar y entregar su impuesto a las ventas cargado, y deberá asegurarse de que los números proporcionados sean precisos. Nuestro consejo principal para realizar un seguimiento de su impuesto sobre las ventas, junto con otras cifras notables, como sus ingresos por ventas, es sincronizar sus datos con una plataforma de contabilidad.

Sincronizar datos de WooCommerce con una plataforma de contabilidad

WooCommerce es una plataforma de comercio electrónico, no una plataforma de contabilidad. No proporciona el nivel de recopilación de datos contables que necesita para prepararse para la temporada de impuestos o para ver información crucial sobre el rendimiento de su negocio. Sin embargo, puede ingresar todos sus datos de WooCommerce en una plataforma de contabilidad para realizar un seguimiento minucioso de sus finanzas y tener todos sus datos en un solo lugar.

La plataforma de contabilidad más popular es QuickBooks. Hay varias versiones diferentes de QuickBooks, y la más popular es QuickBooks Online. Puede acceder a esta plataforma desde cualquier dispositivo, en cualquier momento. QuickBooks ofrece funciones increíblemente útiles, como un fácil seguimiento de gastos (¡solo tome una foto de un recibo!), Así como opciones de facturación.

QuickBooks le costará entre $ 40 y $ 70 por mes, y se amortizará rápidamente en la cantidad de tiempo y trabajo que le ahorre. De hecho, puede terminar automatizando gran parte del trabajo por el que tendría que pagarle a un contador.

La configuración de su empresa QuickBooks generalmente tomará alrededor de 30 minutos, y sugerimos reunirse con un contador para conocer las mejores prácticas durante la configuración.

Una vez que haya configurado QuickBooks, puede comenzar a ingresar sus datos de ventas de WooCommerce en QuickBooks. Aunque técnicamente podría ingresar sus ventas de WooCommerce manualmente, podría llevar bastante tiempo si tiene más de un puñado de pedidos. ¡Afortunadamente, hay formas de automatizar este proceso!

Quickbooks Sync por MyWorks

QuickBooks Sync para WooCommerce por MyWorks

Una opción es sincronizar sus datos de WooCommerce con QuickBooks automáticamente mediante la sincronización de QuickBooks para WooCommerce de MyWorks Software. La sincronización tomará todas sus ventas, clientes, productos, inventario, datos de pago y más, y la sincronizará con QuickBooks. Todo sucederá de forma automática y en tiempo real, sin necesidad de un esfuerzo adicional por su parte.

¿El resultado? ¡Todos sus datos de ventas se sincronizarán con QuickBooks automáticamente y se clasificarán correctamente! ¡Entonces puede hacer un seguimiento de sus ingresos, gastos, costo de bienes y más! ¡Los niveles de inventario incluso se mantendrán actualizados entre WooCommerce y QuickBooks!

Sincronización de facturas de WooCommerce para Quickbooks por BizSwoop

Sincronización de facturas de WooCommerce para Quickbooks por BizSwoop

Otra gran opción es WooCommerce Invoice Sync para Quickbooks. Este poderoso complemento ayuda a optimizar su carga de trabajo contable al conectar su tienda WooCommerce a su cuenta en línea Quickbooks. De esta manera, a medida que genera facturas, recibe pagos y realiza envíos en WooCommerce, sus Quickbooks se actualizarán automáticamente para reflejar los cambios. Simplemente use la función de sincronización con un clic o programe sincronizaciones regulares durante el tiempo de inactividad de su tienda.

Con WooCommerce Invoice Sync hay opciones para elegir qué metadatos se sincronizan, incluidos el producto, la categoría, los atributos, el precio, los impuestos y el envío. Incluso puede sincronizar clientes para no tener que agregar manualmente su información a su cuenta de Quickbooks. Y no está limitado a una cantidad determinada de datos: siéntase libre de sincronizar un número ilimitado de pedidos a medida que su tienda crezca. ¿Todavía no estoy seguro? BizSwoop ofrece una prueba de 7 días, así que ¿por qué no echarle un vistazo para verlo usted mismo?

4. Seguimiento e informe de cifras clave

Rastree e informe cifras clave

Una vez que sincronice su tienda WooCommerce con una plataforma de contabilidad como QuickBooks, podrá monitorear más de cerca la salud de su negocio mediante el seguimiento de cifras importantes. Estas cifras clave incluyen sus ingresos, gastos, costo de bienes vendidos y ganancias.

Las plataformas de contabilidad hacen que sea increíblemente fácil ejecutar estos informes, y QuickBooks incluso crea paneles de información general que le permiten controlar la salud de su negocio de un vistazo. Como dijimos antes, al sincronizar sus datos de ventas de WooCommerce en su plataforma de contabilidad, tendrá números precisos en todo momento y, en consecuencia, podrá monitorear la salud de su negocio en cualquier momento.

Recomendamos ejecutar informes y conciliar sus cuentas con frecuencia. Hacerlo es como ir al médico: ¡es mejor registrarse regularmente y detectar cualquier problema antes de que se desarrolle!

Una de las figuras más importantes para monitorear es su flujo de caja. Si aún no tiene una cuenta comercial separada, le sugerimos que cree una. Mantener las finanzas de su negocio separadas de sus finanzas personales hará que todo sea mucho más fácil. La forma más fácil de asegurarse de que su empresa esté ganando dinero es observar su flujo de caja. Haga un seguimiento de lo que entra y haga un seguimiento de lo que sale para asegurarse de que puede cumplir con todas las obligaciones financieras a tiempo.

A continuación, también sugerimos rastrear su inventario y el costo de los bienes vendidos. Esta es una cifra clave para comprender lo que realmente está haciendo con cada producto vendido. ¡Incluso podría descubrir que está perdiendo dinero con algunas ventas de productos! QuickBooks puede calcular esto fácilmente por usted, por lo que solo tendrá que estar atento a las cifras.

¡Otro importante son los gastos! Su plataforma de contabilidad también podrá clasificar sus gastos, así que preste atención a los números totales, así como a los números individuales. También sugerimos clasificar sus gastos como fijos o variables.

A continuación, asegúrese de realizar un seguimiento de sus ventas y ganancias totales, incluso antes de la temporada de impuestos. Deberá tener en cuenta sus gastos fiscales en la temporada de impuestos y reservar dinero para cubrirlos.

5. Conozca sus plazos

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Perder una fecha límite es como perder un cumpleaños, ¡excepto que las oficinas de impuestos nunca olvidarán el error que cometió! Consulte sus plazos, agréguelos a su calendario, configure alarmas, haga todo lo que necesite recordar. Incluso hay servicios premium, como el Calendario de cumplimiento LegalZoom que puede usar para mantenerse al tanto de su calendario de informes. ¡No se olvide de presentar a tiempo!

Tenga en cuenta que incluso puede que tenga que presentar impuestos trimestrales. Si no está seguro, consulte con su contador. ¡Son tus mejores amigos cuando se trata de números!

Si bien puede externalizar su contabilidad, si se prepara con anticipación y establece sistemas automatizados, ¡no tendrá nada de qué preocuparse la próxima vez que llegue la temporada de impuestos! Ahora puede decir adiós a esos dolores de cabeza contables y cajas de zapatos llenas de recibos, y saludar a la contabilidad sin problemas y sin preocupaciones.